5 Wege zu einer vollständig automatisierten Rechnungsverarbeitung und Transparenz in Ihren AP-Prozessen

Als Führungskraft in der Kreditorenbuchhaltung (AP) oder im Finanzwesen wissen Sie, wie wichtig Transparenz und automatisierte Rechnungsverarbeitung für Ihre AP-Prozesse sind. In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit stellen veraltete und manuelle Prozesse eine Herausforderung für die Kreditorenbuchhaltung dar, weil sie einen vollständigen Einblick in die Rechnungen der Lieferanten verhindern und vor allem die Effizienz verringern.   

Verspätete Zahlungen und verpasste Skonti sind keine Seltenheit, wenn Unternehmen keinen klaren Überblick über die Kreditorenbuchhaltung haben oder ihre finanziellen Verpflichtungen und Geldabflüsse nicht kennen. Auch die Remote-Arbeit hat die Dinge verkompliziert, sodass vollständig digitalisierte Lösungen, die eine Nachverfolgung in Echtzeit und einen Fernzugriff auf die Rechnungsstellung ermöglichen, von entscheidender Bedeutung sind.   

In diesem Blogbeitrag erläutern wir, wie Sie die Transparenz im gesamten AP-Prozessablauf erhöhen können. Dazu nutzen Sie am besten die Vorteile von automatisierten Systemen für die Rechnungsverarbeitung, optimierten End-to-End-Prozessen sowie Echtzeit-Nachverfolgung und -Analyse. Die genannten Verbesserungen ermöglichen es Ihren AP-Abteilungen, den Status von Rechnungen schneller zu erfassen. Dadurch lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen, die Effizienz steigern und die Gesamtzeit sowie die Kosten der AP-Abläufe reduzieren.  

Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die fünf Best Practices, mit denen unsere Kunden eine bessere Transparenz in ihrem AP-Prozess erreicht haben! 

Nr. 1: Verzicht auf Papier

Es klingt fast zu offensichtlich, aber die Reduzierung des Papiereinsatzes ist ein guter Ausgangspunkt für die Optimierung der AP-Prozesse. Der vollständige Verzicht auf Papier mag nicht immer möglich sein, es kann aber von Vorteil sein, darauf hinzuarbeiten. Eine wirksame Methode besteht darin, Lieferanten aufzufordern, digitale Rechnungsformate wie XML, EDI (und einige Arten von PDFs) zu senden. Diese digitalen Rechnungen können schneller und effizienter verarbeitet werden als Papierrechnungen. 

Zudem sind sie maschinenlesbar und können rund um die Uhr und ohne menschliches Zutun erfasst und verarbeitet werden. Wesentliche Rechnungsinhalte wie Bestellnummern, Beträge und Namen der Lieferanten können direkt aus den Rechnungen extrahiert werden, wodurch Fehler reduziert und die Notwendigkeit von Korrekturen minimiert wird. Dies erspart Ihrem Team letztendlich Zeit und Kopfschmerzen. 

Der Wegfall von Papier verbessert auch die Transparenz erheblich. Digitale Rechnungen stehen dem AP-Team sofort zur Verfügung und können mit Technologien wie Robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA), Künstlicher Intelligence (KI) und Maschinellem Lernen (ML) schnell verarbeitet werden. Diese Technologien können digitalisierte Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleichen oder sie zur Genehmigung oder Ausnahmebehandlung weiterleiten, was die Prozesseffizienz erhöht und letztlich die Voraussetzungen für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung schafft. 

Ein unternehmensweiter Überblick über die Rechnungen von der Erfassung bis zur Zahlung erleichtert es den AP-Abteilungen, ihre wertschöpfende Arbeit zu optimieren. Teams können Arbeit über verteilte Gruppen hinweg verlagern, bei der Planung von Geldabflüssen helfen und von Lieferanten angebotene Skonti nutzen.  

Nr. 2: Erfüllung neuer E-Invoicing-Standards 

Seit Anfang der 2000er Jahre, als in Brasilien (Nota Fiscal) und Mexiko (CFDI) erstmals E-Invoicing-Mandate eingeführt wurden, hat die elektronische Rechnungsstellung – das E-Invoicing – weite Verbreitung gefunden. Inzwischen wurden diese Mandate in mehr als 50 Ländern umgesetzt und verpflichten Unternehmen zum Austausch digitaler Rechnungen mit Regierungsbehörden (B2G), anderen Unternehmen (B2B) und Verbrauchern (B2C). 

Aufgrund seiner zahlreichen Vorteile setzt sich das E-Invoicing weltweit immer stärker durch. Einer der Hauptvorteile besteht darin, dass es die Erfüllung der Steuerpflicht gegenüber dem Staat verbessern kann. So ist beispielsweise die Schließung der Mehrwertsteuerlücke zu einer wichtigen Initiative für die Europäische Union geworden. Diese Lücke bezeichnet die Differenz zwischen dem Steuerbetrag, der einem Land rechtmäßig zusteht, und dem, den es tatsächlich einnimmt. In Großbritannien wird die Mehrwertsteuerlücke auf über 30 % geschätzt. 

E-Invoicing-Mandate helfen nicht nur bei der Steuererhebung, sondern haben auch dazu beigetragen, die Steuererklärung für Unternehmen zu vereinfachen und den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Einhaltung der Vorschriften zu verringern. Auch das Risiko des Zahlungsbetrugs wird verringert, weil das E-Invoicing eine zusätzliche Sicherheit für Käufer und Verkäufer bietet. 

Auch wenn die Umsetzung von E-Invoicing-Mandaten für viele AP-Teams zunächst abschreckend wirken mag, kann sie ihre Prozesse tatsächlich verschlanken. Der Grund dafür ist, dass E-Invoice-Formate vollständig digital und strukturiert sind (XML), wodurch sie sich schneller und einfacher verarbeiten lassen. Außerdem werden sie vom Staat validiert, was die Richtigkeit der Steuerdaten gewährleistet und Prüfungen erleichtert.  

Weil E-Invoicing in immer mehr Ländern gesetzlich vorgeschrieben wird, müssen sich weltweit tätige Unternehmen auf die Verarbeitung elektronischer Rechnungen vorbereiten, selbst wenn sie nicht in einem Land mit amtlicher E-Invoicing-Pflicht tätig sind. Der Vorteil: mehr Transparenz für Sie, Ihre Lieferanten und Ihre Steuerbehörden vor Ort. 

Nr. 3: Optimierung der End-to-End-Verarbeitung 

Ohne einen durchgängig – also End-to-End – automatisierten AP-Prozess kann es schwierig sein, die Transparenz und die Echtzeitdaten zu erhalten, die für solide finanzielle Entscheidungen erforderlich sind. Die Nachverfolgung der Produktivität, die Vorhersage von Trends und die genaue Überwachung des Cashflows kann im AP-Umfeld ein manueller und damit zeitaufwändiger Prozess sein. Aus diesem Grund wechseln 56 % der Global Business Services Center, welche die AP-Verarbeitung verwalten, zu Cloud-Lösungen und räumen der digitalen Transformation Priorität ein.  

Die digitale Transformation in der Kreditorenbuchhaltung hat einige sehr konkrete Vorteile: Sie hilft beispielsweise dabei, Beziehungen aufzubauen und die Effizienz des gesamten End-to-End-Prozesses zu verbessern, was für Shared Services Center unerlässlich ist.  Außerdem wird die Produktivität maximiert, weil ein standardisiertes und zentralisiertes Regelwerk für die Bearbeitung, eine klar definierte Struktur für Rechnungsstatus und -substatus sowie standardisierte Genehmigungsstufen nach Position statt nach Person eingeführt werden. Die Festlegung klarer Regeln für die Prüfung von Rechnungen mit unterschiedlichen Beträgen und die Durchführung regelmäßiger Risikobewertungen stellen sicher, dass die digitalisierten Prozesse schnell, effektiv und für alle Mitglieder des AP-Teams weltweit regelkonform sind.

Nr. 4: Optimierung der automatisierten Rechnungsverarbeitung (STP) 

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung (Straight-Through Invoice Processing, STP) ist der Goldstandard für die AP-Verarbeitung. Dabei handelt es sich um einen automatisierten Prozess, bei dem während des Eingangs, der Verarbeitung und der Buchung einer Rechnung keine manuellen Eingriffe erforderlich sind. STP eignet sich am besten für Rechnungen, die nach einfachen Geschäftsregeln verarbeitet werden können (d. h. 3-Wege-Abgleich).  
Um die Automatisierungsquote bei der Rechnungsverarbeitung zu erhöhen, müssen Unternehmen gewährleisten, dass korrekte Rechnungen, korrekte Stammdaten und die richtigen Geschäftsregeln vorhanden sind. So kann das Team mehr Rechnungen mit weniger Aufwand verarbeiten.  

Die Begriffe „automatische Buchung“ und „kontaktlose Rechnungsverarbeitung“ werden oft synonym mit STP verwendet, können sich aber auch auf jede Rechnung beziehen, die kein Eingreifen des AP-Teams erfordert. Es ist wichtig, die verschiedenen Definitionen dieser Begriffe zu verstehen und klare Erwartungen an eine automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb des Unternehmens zu formulieren. 

Zu den Vorteilen einer verstärkten STP-Automatisierung gehören höhere Verarbeitungsgeschwindigkeiten, niedrigere Fehlerquoten, geringere Kosten und schnellere Zahlungen an Lieferanten. Die AP-Abteilungen können einfach erkennen, welche Rechnungen bereits gebucht wurden und zur Zahlung bereit sind. Dadurch haben sie mehr Zeit für die Zahlungen und können verfügbare Rabatte von Lieferanten nutzen, Zahlungen an Lieferanten konsolidieren, um Zahlungsgebühren zu sparen, und mehr Kontrolle über den Cashflow des Unternehmens ausüben. 

Nr. 5: Optimierung des Berichtswesens 

Die beste Möglichkeit für Unternehmen, Transparenz über ausgehende Zahlungsströme und den AP-Prozess zu erlangen, ist ein verbessertes Berichtswesen. Eine aktuelle Studie von SAPinsider zeigt, dass 68 % der Befragten zeitnahe globale Transparenz, automatisierte Rechnungsverarbeitung und Analysen als eine wesentliche Voraussetzung für die Cash-Management-Prozesse ihres Unternehmens ansehen. 

Mit Hilfe des Berichtswesens können die AP-Teams verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und mit anderen Teams oder den Lieferanten zusammenarbeiten, um den End-to-End-Prozess zu verbessern. Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten zum Rechnungsstatus und Angaben zu Lieferanten, Rabatten, Frachtkosten und vielem mehr versetzt das Berichtswesen die AP-Teams in die Lage, datengestützte Entscheidungen zu treffen und ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Das macht sich mit höherer Effizienz, besserem Kostenmanagement und verbesserten Beziehungen zu den Lieferanten bezahlt.  

Die Verwendung standardisierter KPIs für die Kreditorenbuchhaltung ermöglicht es den Teams, die Prozessleistung im zeitlichen Verlauf zu überwachen und ihr Berichtswesen und ihre/KPIs zu ändern, wenn sich die Unternehmensziele ändern. Einige der wichtigsten AP-Kennzahlen, auf die Sie Ihr Hauptaugenmerk richten sollten, sind die Kreditorenlaufzeit (DPO), die Ausgaben für Lieferanten, Ausnahmen, doppelte Rechnungen oder Zahlungen. Diese Kennzahlen helfen den Teams, Zahlungsverzögerungen zu analysieren, potenzielle Kosteneinsparungen zu ermitteln, Betrug zu verhindern und finanzielle Verluste zu reduzieren. 

Größere Transparenz und automatisierte Rechnungsverarbeitung in AP 

Die AP-Abteilungen müssen die Transparenz maximieren und die automatisierte Rechnungsverarbeitung über den gesamten End-to-End-Prozess verbessern, um Rechnungen in Echtzeit verfolgen und remote abrufen zu können, damit Zahlungsverzug oder verpasste Skonti vermieden werden können. Die digitale Transformation in der Kreditorenbuchhaltung beschert den Teams neben größerer Transparenz noch weitere Vorteile. Dazu zählen höhere STP-Raten (Straight-Through Invoice Processing, Automatisierte Rechnungsverarbeitung), niedrigere Verarbeitungskosten und eine bessere Kontrolle über die ausgehenden Zahlungsströme. Um diese Vorteile zu realisieren, sollten sich Unternehmen für erstklassige Automatisierungslösungen entscheiden, die folgende Möglichkeiten bieten:  

• Umfassender Überblick über die Rechnungen auf globaler Ebene 
• Intelligente automatisierte Rechnungsverarbeitung   
• Flexible Geschäftsregeln zur Förderung der Automatisierung 
• Unterstützung für E-Invoicing und andere digitale Rechnungsformate  
• Einfacher Online-Zugriff auf Informationen und zum Herunterladen/Freigeben für Prüfungen/Lieferantenabfragen   
• Genehmigungen jederzeit und überall – per E-Mail, Web, Mobilgerät und MS Teams 
• Robustes Berichtswesen zur kontinuierlichen Verbesserung aller Abläufe 

Mit diesen Lösungen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und die Transparenz erhöhen, um letztlich gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen, rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten und kostspielige Fehler zu minimieren. 

Sind Sie bereit, den AP-Prozess Ihres Unternehmens auf ein neues Level zu bringen? Unser Produktteam hilft Ihnen gerne herauszufinden, welche Lösungen für Ihre Bedürfnisse geeignet sind. Live-Demo anfordern.