Was ist AP-Automatisierung? Ein umfassender Leitfaden zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung 

  
Die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) ist eine Finanzfunktion innerhalb der Buchhaltungsabteilung, die die Liquidität des Unternehmens sicherstellt, indem sie den Zahlungsfluss an die Lieferanten kontrolliert. Die Hauptaufgabe von AP besteht in der Überprüfung, Zuordnung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, um sicherzustellen, dass diese korrekt bezahlt werden. Sie ist zwischen der Beschaffungs- und der Zahlungsfunktion eines Unternehmens angesiedelt und stellt sicher, dass die Rechnungen der Lieferanten legitim (nicht betrügerisch) und korrekt sind und bezahlt werden können.  

Da die Kreditorenbuchhaltung in erster Linie noch immer ein manueller Vorgang ist, implementieren Unternehmen zunehmend Lösungen zur AP-Automatisierung, um die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Kreditorenbuchhaltung zu verbessern.  Diese Lösungen sind ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Unternehmen moderne Technologien einsetzen können, um Finanzvorgänge zu optimieren und die Produktivität zu verbessern. In diesem ausführlichen Leitfaden erfahren Sie, was AP-Automatisierung ist, welche Vorteile sie bietet und was Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen beachten sollten. 

Themen des Leitfadens zur AP-Automatisierung: 

1.    Wie funktioniert die AP-Automatisierung?
2.    Warum ist die AP-Automatisierung für Unternehmen wichtig?
3.    Welche Vorteile hat die AP-Automatisierung?
4.    Probleme mit manuellen Abläufen in der Kreditorenbuchhaltung 
5.    Wobei AP-Automatisierung helfen kann
6.    Was sind die Kosten der AP-Automatisierung? 
7.    Typische Kosten für AP-Automatisierungslösungen     
8.    Welchen ROI können Sie von der Implementierung einer Lösung zur AP-Automatisierung erwarten?    
9.    Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters von AP-Automatisierung und der entsprechenden Software achten?
10.  AP-Automatisierung von Serrala durch KI-gestützte Software    
11.  FAQ – Häufig gestellte Fragen   

Was ist AP-Automatisierung? 

Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung – oft als AP-Automatisierung bezeichnet – werden Technologie und Software eingesetzt, um die Kreditorenbuchhaltung in einem Unternehmen zu steuern und zu verschlanken. Sie automatisiert Aufgaben wie die Rechnungsverarbeitung, die Kommunikation mit den Lieferanten, Genehmigungs-Workflows sowie das Zahlungsmanagement. Ziel der AP-Automatisierung ist es, einen schlankeren, effizienteren Prozess zu schaffen, der diesen wichtigen Teil der Unternehmensabläufe von einer zeitaufwändigen manuellen Aufgabe zu einem reibungslosen und mühelosen Ablauf werden lässt.    

Durch den Wegfall manueller und papierbasierter Prozesse sorgt die AP-Automatisierung für mehr Effizienz und Genauigkeit sowie sinkende Kosten in der Kreditorenbuchhaltung. 

Wie funktioniert die AP-Automatisierung? 

Lösungen zur AP-Automatisierung ersetzen die manuellen und damit zeitaufwändigen Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung durch effiziente und automatisierte Prozesse. Lassen Sie uns einen Blick auf einige der wesentlichen Aspekte der Funktionsweise der AP-Automatisierung werfen. 

Elektronische Rechnungserfassung

Die elektronische Rechnungserfassung ist der erste Schritt zur AP-Automatisierung. Das E-Invoicing, also die elektronische Rechnungsstellung, umfasst die digitale Verarbeitung von Rechnungen, wobei relevante Daten wie Lieferantendetails, Rechnungsnummern, Beträge und Datumsangaben extrahiert werden. Systeme zur AP-Automatisierung können Rechnungen in verschiedenen Formaten erfassen, wie zum Beispiel PDF, XML, EDI oder gescannte Papierrechnungen. Die erfassten Rechnungen können dann per E-Mail, über Lieferantenportale oder über FTP oder Webdienste übermittelt werden. Diese Digitalisierung macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, reduziert Fehler und beschleunigt die Verarbeitung von Rechnungen. 

Automatisierte Rechnungsprüfung 

Bei der AP-Automatisierung werden die digitalen Rechnungsdaten durch Algorithmen zum Datenabgleich überprüft. Diese Algorithmen gleichen Rechnungsdetails mit Bestellungen (Purchase Orders, POs) und Wareneingängen (Goods Receipts, GRs) ab, um die Daten zu validieren, Betrug zu verhindern und den korrekten Erhalt von Waren oder Dienstleistungen ohne Preis- oder Mengendiskrepanzen sicherzustellen. Modernste Systeme können die Zahlungsbuchung automatisieren, wenn ein 3-Wege-Abgleich (PO, Rechnung und GR) oder ein 2-Wege-Abgleich (Rechnung und GR) gegeben ist. Dadurch wird der Überprüfungsprozess rationalisiert. 

Automatisierte Workflows für Genehmigung und Ausnahmebehandlung 

Nach der Überprüfung werden Rechnungen, die nicht automatisch verbucht werden können, mithilfe automatisierter Workflows verarbeitet. Genehmigungs-Workflows leiten Rechnungen zur Überprüfung und Genehmigung an die Einkäufer weiter. Workflows zur Ausnahmebehandlung leiten Rechnungen mit Diskrepanzen bei Lieferanten, Preisen, Mengen oder Steuern an den zuständigen Geschäftsanwender zur Problembehebung weiter. Die Workflows können auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden, wobei bestimmte Personen oder Abteilungen die Rechnungen auf der Grundlage des Lieferanten, der Kostenstelle oder anderer Kriterien elektronisch überprüfen und genehmigen. Das System sendet automatische Erinnerungen und Eskalationen an Geschäftsanwender, um sicherzustellen, dass die Rechnungen so schnell wie möglich verarbeitet werden.  

Erleichterung von Zahlungen 

Sobald eine Rechnung verarbeitet wurde, wird sie zur Zahlung gebucht. An dieser Stelle kann die Kreditorenbuchhaltung die Zahlungen auf der Grundlage der vom Lieferanten festgelegten Zahlungsbedingungen erleichtern. Sie kann die Zahlungen automatisch planen und dabei Rabatte für vorfristige Zahlungen berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Lieferanten korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Berichterstattung zu Abgleichen

Die AP-Automatisierungssoftware kann den Geldfluss an Lieferanten in Echtzeit verfolgen. Die Software kann sofort Abgleichsberichte erstellen, die dem Buchhaltungsteam Einblicke in die geplanten und tatsächlichen Cashflows geben. Dank detaillierter Daten zu den ausstehenden Zahlungen können Unternehmen ihren Cashflow effektiver verwalten und fundierte Finanzentscheidungen treffen.  

Archivierung und Prüfung 

Schließlich archivieren AP-Automatisierungssysteme alle relevanten Dokumente und gewährleisten so einen einfachen Zugriff als zukünftige Referenz und bei Prüfungen. Dies sorgt nicht nur für Ordnung in Ihren Unterlagen, sondern hilft auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Das System kann Audit-Berichte erstellen, die das Reagieren auf regelmäßige interne und externe Prüfungen erleichtern und so die Transparenz und Verantwortlichkeit im gesamten automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozess weiter verbessern. 

Warum ist die AP-Automatisierung für Unternehmen wichtig? 

Unternehmen sind ständig bestrebt, ihre Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und ihre Gesamtleistung zu steigern. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung durch den Einsatz von Softwarelösungen hat sich dabei als entscheidender Faktor erwiesen. Die AP-Automatisierung bietet eine Reihe von Vorteilen, die sie zu einem wichtigen Instrument für Unternehmen jeder Größe machen. Werfen wir einen Blick auf einige der Hauptgründe, warum die AP-Automatisierung für Unternehmen so wichtig ist: 

Optimierung von Prozessen 

Traditionelle manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung sind von Natur aus zeitaufwändig und fehleranfällig. Durch die AP-Automatisierung werden Routineaufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Genehmigungs-Workflows automatisiert, was den Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung reduziert. Dieser optimierte Prozess beschleunigt nicht nur die Abläufe, sondern sorgt auch für eine höhere Genauigkeit der Finanztransaktionen. Dadurch können sich die Mitarbeiter verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren und so einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. 

Zeit- und Kostenersparnis 

Einer der Hauptvorteile der AP-Automatisierung ist die damit erzielte erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Die geringere Abhängigkeit von manueller Arbeit bei der Dateneingabe und -verarbeitung macht sich mit niedrigeren Betriebskosten bezahlt. Darüber hinaus kann die Automatisierung von Zahlungsprozessen die Inanspruchnahme von Skonti ermöglichen, die den Unternehmen weitere Einsparungen bescheren. Diese neu gewonnene Effizienz führt zu schnelleren Lieferantenzahlungen, verbessert die Geschäftsbeziehungen und öffnet möglicherweise die Tür zu günstigeren Konditionen. 

Verarbeitung von mehr Rechnungen ohne Personalaufstockung 

Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch das Volumen seiner Finanztransaktionen. Die erhöhte Arbeitsbelastung macht es oft erforderlich, zusätzliches Personal für die Buchhaltung einzustellen, um das Wachstum zu bewältigen. Lösungen für die AP-Automatisierung schaffen hier Abhilfe: Sie versetzen die Mitarbeiter in die Lage, mühelos höhere Transaktionsmengen zu bewältigen. Die Lösungen sind in der Lage, einfache Rechnungen auf Basis definierter Geschäftsregeln automatisch zu verbuchen. Dadurch können die Mitarbeiter komplexe Verarbeitungsaufgaben mit geringerem Aufwand erledigen. Auf diese Weise können Unternehmen ihr Geschäft schnell ausbauen und den Verwaltungsaufwand unter Kontrolle halten. 

Unternehmen, die am meisten von einem automatisierten AP-Workflow profitieren 

Die AP-Automatisierung kann für die verschiedensten Unternehmen von Nutzen sein. Es gibt jedoch einige Unternehmenstypen, die von einem optimierten Prozess besonders profitieren. 

Das sind beispielsweise Großunternehmen, die ein hohes Rechnungsvolumen verarbeiten, weil die großflächige Optimierung von Routineaufgaben eine enorme Zeit- und Kostenersparnis mit sich bringen kann. 

Auch Einzelhandels- und eCommerce-Unternehmen können von der effizienteren Gestaltung der Verarbeitung großer Mengen von Lieferantenrechnungen und Zahlungen profitieren. 

Klare Vorteile ergeben sich auch für Unternehmen aus den Bereichen Fertigung, Gastgewerbe, Finanzen und Dienstleistungen. Generell kann jedes Unternehmen, das in großem Umfang mit Lieferanten und Rechnungen zu tun hat, von der AP-Automatisierung profitieren.  

Was sind die Vorteile der AP-Automatisierung? 

Die AP-Automatisierung ist nicht nur ein strategischer Schachzug, sondern auch ein wichtiger Schritt, um in der sich wandelnden Geschäftswelt wettbewerbsfähig und widerstandsfähig zu bleiben. Zu den Vorteilen der AP-Automatisierung zählen geringere Kosten, höhere Effizienz, bessere Finanzkontrolle und mehr.  

Reduzierte Kosten und geringerer Overhead 

Die AP-Automatisierung ermöglicht eine Senkung der Kosten und einen geringeren Overhead, weil sie die manuelle Dateneingabe, die physische Speicherung von Dokumenten und papierbasierte Prozesse überflüssig macht. Die AP-Automatisierung optimiert den AP-Workflow und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung, Genehmigung und Zahlungsabwicklung.

Verbesserte Effizienz und Fehlerfreiheit 

Die AP-Automatisierung verbessert die Effizienz, indem sie Routineaufgaben automatisiert und dadurch das Risiko menschlicher Fehler reduziert. Sie hilft bei der Verarbeitung von Rechnungen, minimiert das Risiko von Eingabefehlern und stellt sicher, dass Rechnungen genau mit Bestellungen und Eingängen abgeglichen werden. Die AP-Automatisierung ermöglicht eine präzise und effiziente Verarbeitung von Rechnungen, wodurch Zeit und Ressourcen eingespart werden. 

Verbesserte Zeiteffizienz 

Die AP-Automatisierung beschleunigt den gesamten Prozess der Kreditorenbuchhaltung und ermöglicht eine schnellere Rechnungsgenehmigung sowie Zahlungsabwicklung. Dank automatisierter Workflows werden die Rechnungen schneller durch das System geleitet. Diese Workflows beschleunigen nicht nur die Zeit bis zur Zahlung, sondern straffen auch die Abläufe, so dass sich die Mitarbeiter stärker auf strategische Aktivitäten konzentrieren können, die das Unternehmen voranbringen. Die verbesserte Zeiteffizienz wirkt sich auch positiv auf die Beziehungen zu den Lieferanten aus, da Zahlungen früher erfolgen. Dadurch lassen sich bessere Konditionen und Rabatte aushandeln. 

Finanztransparenz und -kontrolle 

Durch den Einsatz automatisierter Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung lässt sich die Transparenz und Kontrolle über die Zahlungen von Lieferanten deutlich erhöhen. Unternehmen erhalten in Echtzeit Einblicke in Finanzdaten, wodurch sie den Cashflow überwachen, Ausgaben verfolgen und die Leistung der Lieferanten analysieren können. Dies verbessert ihre Entscheidungsfähigkeit. 

Compliance und Betrugsprävention   

Die AP-Automatisierung umfasst integrierte Kontrollen und Prüfpfade, die Unternehmen bei der Erfüllung der Compliance-Anforderungen unterstützen. Durch die Erzwingung von Genehmigungshierarchien und -prozessen gewährleistet das System die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften. Darüber hinaus können Automatisierungssysteme Betrug aufdecken und verhindern, weil sie auf Unregelmäßigkeiten oder nicht autorisierte Änderungen im AP-Prozess aufmerksam machen. Dadurch wird ein sichereres Finanzumfeld gewährleistet. 

Reporting in Echtzeit  

Automatisierte Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung bieten in der Regel ein Echtzeit-Reporting und Analysefunktionen. Die dabei erstellten Berichte liefern sofortige Einblicke in Ausgabenmuster, Zahlungsverhalten und andere Finanzdaten. Dank dieser Transparenz sind Unternehmen in der Lage, sich in einem dynamischen Geschäftsumfeld schnell umzustellen und anzupassen. 

ESG-Nachhaltigkeit 

Nachhaltigkeit in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (Environmental, Social, Governance: ESG) ist für Unternehmen ein zunehmend wichtiges Thema. Die AP-Automatisierung trägt durch die Reduzierung des Papiereinsatzes, die Unterstützung von Nachhaltigkeitsinitiativen und die Verpflichtung zu verantwortungsvollen Geschäftspraktiken zur Verringerung der Umweltbelastung bei. 

Probleme mit manuellen Abläufen in der Kreditorenbuchhaltung 

Manuelle AP-Prozesse waren über einen langen Zeitraum hinweg der Standard in der Welt der Finanzen und der Buchhaltung. Die traditionellen Methoden bergen jedoch das Risiko einer Reihe von Problemen, die durch die Einführung eines automatisierten Prozesses abgemildert werden können. Im Folgenden werden einige Probleme aufgezeigt, die bei Nutzung eines manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozesses auftreten können.   

Manuelle Dateneingabe 

Eine der größten Herausforderungen bei manuellen AP-Prozessen ist die Notwendigkeit der Eingabe vieler Daten. Die Dateneingabe ist eine arbeitsintensive, zeitaufwändige Aufgabe, bei der oft Daten aus Rechnungen, Bestellungen und anderen Dokumenten in Buchhaltungssysteme übertragen werden müssen. Dieser Prozess ist nicht nur mühsam, sondern auch sehr anfällig für menschliche Fehler. 

Hoher Zeitaufwand  

Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten in ein ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem ist mit hohem Zeitaufwand verbunden. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung müssen bisher für die Bearbeitung, Sortierung und Weiterleitung von Papierrechnungen enorm viel Zeit aufwenden.  Dies kann schnell zu einem Rückstau führen, der letztlich den Betrieb verlangsamt und die Beziehungen zu den Lieferanten beeinträchtigt. 

Menschliche Fehler 

Die manuelle Dateneingabe kann eine eintönige Aufgabe sein, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht. Selbst bei sorgfältigster Arbeitsweise können Fehler auftreten, die zu Ungenauigkeiten führen. Dies kann wiederum zu Über- oder Unterzahlungen sowie Problemen beim Abgleich führen.  

Nachverfolgung und Verwaltung von Rechnungen 

Die manuelle Nachverfolgung und Verwaltung von Rechnungen ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden und birgt das Risiko von Fehlern, insbesondere bei einem hohen Rechnungsaufkommen. Ein weiteres Risiko bei manuellen Prozessen ist das mögliche Verlustrisiko von Rechnungen. Die manuelle Verwaltung einer großen Anzahl von Rechnungen führt zu Verzögerungen im Prozess und erfordert viel Aufmerksamkeit, um genaue Zahlungen und eine ordnungsgemäße Datenerfassung sicherzustellen. Die Umstellung auf ein automatisiertes Kreditorenbuchhaltungssystem beseitigt diese Probleme und schafft einen effizienteren und fehlerresistenteren Rechnungsmanagementprozess.  

Verzögerungen und ineffiziente Prozesse

Ein manueller Prozess der Kreditorenbuchhaltung birgt das Risiko von Verzögerungen und Ineffizienzen. Der Prozess der Rechnungsverfolgung, die Weiterleitung von Genehmigungen sowie der Umgang mit Papierdokumenten sind nur einige Beispiele für Faktoren, die zu Verzögerungen führen können. Diese wiederum können die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, effizient zu arbeiten.  

Wobei AP-Automatisierung helfen kann 

Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung bieten ein umfassendes Paket an Tools, mit denen sich die manuelle Arbeit reduzieren, die Abläufe optimieren und die Effizienz steigern lassen. Im Folgenden möchten wir Ihnen aufzeigen, wie die AP-Automatisierung verschiedene Aspekte der Kreditorenbuchhaltung verändert. 

Automatisierte Compliance 

Die AP-Automatisierung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie Compliance-Prüfungen automatisiert. Sie eliminiert doppelte Rechnungen, deckt potenziellen Betrug auf und prüft, ob alle Transaktionen den globalen und lokalen Finanzvorschriften entsprechen. Die Lösungen reduzieren einerseits den Bedarf an manuellen Prüfungen und stellen andererseits sicher, dass das Unternehmen stets gesetzeskonform handelt. 

Automatisierte Dateneingabe 

Die manuelle Dateneingabe kann durch Automatisierung reduziert werden. Dazu werden die Rechnungsdaten zunächst erfasst und digitalisiert. Auf diese Weise lassen sich Ungenauigkeiten und doppelte Eingaben vermeiden. 

Automatisiertes Ausgabenmanagement 

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung optimiert den Prozess des Ausgabenmanagements, weil sie die Verarbeitung und Kategorisierung von Ausgaben automatisiert und somit die Verfolgung und Verwaltung der Unternehmensausgaben erleichtert. 

Bestellungsverwaltung 

Die Automatisierung durch die AP-Software verknüpft Rechnungen mit Bestellungen und prüft, ob Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind. Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand für Abgleiche und minimiert das Risiko von Überzahlungen. 

Betrugserkennung 

Dank komplexer Algorithmen und KI-gesteuerter Funktionen ist die AP-Automatisierung in der Lage, verdächtige Muster zu erkennen und Betrug aufzudecken. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, betrügerische Aktivitäten zu erkennen und finanzielle Verluste zu vermeiden. 

Rechnungsabgleich 

 Die Kontenverarbeitung automatisiert den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Eingängen. Der sorgfältige Abgleich reduziert das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten und optimiert den Überprüfungsprozess. 

Lieferantenverwaltung 

Durch den Einsatz von Automatisierungstechnologien können Sie die Pflege von Lieferantenprofilen, die Überwachung der Leistung von Lieferanten sowie die Straffung der Kommunikation mit den Lieferanten vorantreiben. Die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen lässt sich mithilfe eines B2B-Lieferantenportals optimieren. 

Terminierung von Zahlungen 

Erleichtern Sie die Zahlungsterminierung auf der Grundlage von Fälligkeitsterminen und -fristen, stellen Sie sicher, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen und optimieren Sie das Cashflow-Management, indem Sie Ihre Buchhaltung automatisieren. 

Abgleich 

Automatisieren Sie den Abgleichprozess und stellen Sie sicher, dass die Finanzberichte und Aufzeichnungen übereinstimmen. Dadurch wird der Bedarf an manuellen Abgleichen reduziert und Fehler werden vermieden. 

Analyse und Berichtswesen 

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht die Erstellung von Berichten und Analysen in Echtzeit, die Ihnen Einblicke in das Ausgabenverhalten, die Leistung von Lieferanten und den Cashflow bieten. Diese Daten bieten Unternehmen die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen und strategisch zu planen, ohne dass eine manuelle Datenzusammenstellung erforderlich ist. 

Was sind die Kosten der AP-Automatisierung? 

Die Kosten für die Implementierung von Lösungen zur AP-Automatisierung können je nach Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer bestehenden Prozesse und den spezifischen Funktionen und Möglichkeiten, die Sie benötigen, erheblich variieren. Auch wenn Sie zunächst investieren müssen, können die langfristigen Einsparungen und Vorteile erheblich sein. 

Typische Kosten für AP-Automatisierungslösungen 

1. Lizenzierung und Implementierung der Software: Die Hauptkosten entstehen durch den Kauf oder das Abonnement der AP-Automatisierungssoftware. Das Preismodell kann auf einem Abonnement oder einem einmaligen Kaufpreis basieren, der von einigen Tausend Euro bis zu mehreren Hunderttausend Euro bei großen Unternehmen reichen kann. 

2. Integration: Wenn Sie eine Integration mit bestehenden Buchhaltungssystemen oder anderer Software benötigen, können zusätzliche Kosten für Integrationsleistungen anfallen. Diese Kosten hängen von der Komplexität Ihrer Systeme und dem Umfang der erforderlichen Integration ab. 

3. Schulung und Support: Die Schulung Ihrer Mitarbeiter zur effektiven Nutzung des neuen Systems ist unerlässlich. Die Schulungskosten hängen von der Komplexität der Software und der Anzahl der Mitarbeiter ab, die geschult werden müssen. Auch die Kosten für den laufenden Support und die Wartung sind zu berücksichtigen. 

4. Hardware und Infrastruktur: Da viele AP-Automatisierungslösungen cloudbasiert sind, müssen manche Unternehmen eventuell in zusätzliche Hardware oder Infrastruktur investieren, damit die Software eingesetzt werden kann. 

5. Anpassung: Wenn Ihr Unternehmen spezielle Anforderungen hat, kann eine Anpassung der Software erforderlich sein, was zusätzliche Kosten verursacht. 

Welchen ROI können Sie von der Implementierung einer Lösung zur AP-Automatisierung erwarten? 

Der Return on Investment (ROI), den Sie durch die Implementierung einer AP-Automatisierung erzielen können, hängt von Ihren strategischen Zielen ab. Die Optimierung von Workflows, die Reduzierung fehleranfälliger manueller Tätigkeiten, die Betrugsprävention und die Verbesserung von Kontrollmöglichkeiten können erhebliche Vorteile mit sich bringen. Doch erst eine ROI-Analyse wird Ihnen helfen, die potenziellen Zeit- und Kosteneinsparungen zu ermitteln, die Sie ausgehend von Ihren bisherigen Abläufen erwarten können. Um den potenziellen ROI der AP-Automatisierung für Ihr Unternehmen zu verstehen, können Sie mit dem AP-Rechner von Serrala ermitteln, wie viel Sie und Ihr Unternehmen sparen können. 

Das Einsparpotenzial durch AP-Automatisierung umfasst: 

1. Geringere Betriebskosten: Durch die Automatisierung manueller Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung und Genehmigungs-Workflows reduzieren Sie den Bedarf an manueller Arbeit, Papier und Büromaterial. Dies schlägt sich im Laufe der Zeit in erheblichen Kosteneinsparungen nieder. 

2. Verbesserte Effizienz: Die AP-Automatisierung optimiert die Prozesse und beschleunigt die Verarbeitung und Genehmigung von Rechnungen, was die Inanspruchnahme von Skonti ermöglichen kann. Diese Effizienz trägt zu Kostensenkungen und einem besseren Cashflow-Management bei. 

3. Geringere Fehlerquote: Durch die Automatisierung wird das Risiko von Fehlern, wie doppelte Zahlungen oder falsche Dateneingaben, die zu kostspieligen Fehlern und Rechtsstreitigkeiten führen können, erheblich reduziert. 

4. Verbesserung der Lieferantenbeziehungen: Pünktliche Zahlungen und eine verbesserte Kommunikation mit den Lieferanten führen oft zu günstigeren Zahlungsbedingungen und Rabatten, was die Einsparungen weiter erhöht. 

5. Verbesserte Finanzkontrolle: Echtzeit-Reporting und finanzielle Transparenz können helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen sich Kosten optimieren lassen, und ermöglichen eine bessere Entscheidungsfindung und Reaktion auf Audits. 

 Die Anfangskosten für die Integration eines AP-Automatisierungsprozesses können variieren, das Einsparpotenzial ist jedoch beträchtlich und rechtfertigt oft die Investition. Es ist wichtig, eine Kosten-Nutzen-Analyse für Ihr Unternehmen durchzuführen, um den genauen Return on Investment (ROI) zu ermitteln, den Sie von der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung erwarten können. 

 Diese Einsparungen bieten sowohl finanzielle als auch nicht-finanzielle Vorteile, die Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters von AP-Automatisierung und der entsprechenden Software achten? 

Wenn Sie die Anschaffung einer Softwarelösung für die AP-Automatisierung in Erwägung ziehen, sollten Sie die verschiedenen Aspekte der Lösung sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren geschäftlichen Anforderungen und Zielen entspricht. 

Um Ihnen dabei zu helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, finden Sie hier eine Liste von Fragen, die Sie berücksichtigen sollten. 

Grundlegende Funktionen: 

1. Automatisierung 

• Automatisiert die Software Routineaufgaben wie Datenextraktion, Validierung, Abgleich und Buchung?  
• Wie einfach ist es für die Benutzer, Geschäftsregeln zu definieren, die die Automatisierung vorantreiben, ohne die Hilfe der IT-Abteilung in Anspruch nehmen zu müssen? 

2. Berichtswesen und Analyse 

• Bietet die Software zuverlässige Reporting- und Analysetools zur Überwachung der Finanzdaten und der Rechnungsverarbeitung? 

3. Benutzeroberfläche 

• Ist die Benutzeroberfläche intuitiv und einfach zu bedienen, so dass sie von Ihrem Team effizient genutzt werden kann? 
• Können Sie die Benutzeroberfläche an Ihre spezifischen Workflow-Anforderungen anpassen? 

4. Integration mit ERPs/Buchhaltungssoftware 

• Ist die Software mit Ihrer bestehenden ERP-/Buchhaltungssoftware kompatibel? 
• Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es und wie nahtlos ist der Integrationsprozess? 

5. Flexible Bereitstellungsoptionen 

• Bietet die Software flexible cloudbasierte Lösungen, Vor-Ort-Optionen oder beides? 
• Was sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Bereitstellungsmethoden für Ihr Unternehmen? 

6. Kunden-Support 

• Welche Möglichkeiten des Kunden-Supports stehen zur Verfügung, und wie lange dauert es in der Regel, bis eine Antwort erfolgt? 
• Gibt es eine Wissensdatenbank, FAQs oder Schulungsmaterial zur Selbsthilfe? 

Erweiterte Möglichkeiten: 

7. KI, ML und RPA 

• Nutzt die Software künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um die Automatisierung komplexer Aufgaben wie der Betrugserkennung zu erhöhen? 
• Wie verbessert die KI die Effizienz und Genauigkeit des Systems? 

8. Skalierbarkeit 

• Kann die Software skaliert werden, um den Anforderungen Ihres wachsenden Unternehmens gerecht zu werden? 
• Gibt es zusätzliche Funktionen oder Module, um die Skalierbarkeit zu unterstützen? 

9. Schulung und Einarbeitung 

• Welche Schulungsmöglichkeiten werden für Ihr Team angeboten, damit es die Software effektiv nutzen kann? 
• Gibt es Unterstützung bei der Einarbeitung, um einen reibungslosen Wechsel zum neuen System zu gewährleisten? 

10. Software-Updates 

• Wie häufig wird die Software aktualisiert, und sind diese Updates im Abonnement enthalten? 
• Wie werden Updates implementiert, und sind dafür zusätzliche Ressourcen erforderlich? 

11. Unternehmensgröße 

• Ist die Software für Unternehmen Ihrer Größe und Branche geeignet? 
• Gibt es spezielle Funktionen für verschiedene Betriebsgrößen, von kleinen Unternehmen bis hin zu Großkonzernen? 

Wenn Sie sich mit diesen Fragen auseinandersetzen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die Ihre AP-Prozesse optimiert und Ihrem Unternehmen zugute kommt. 

AP-Automatisierung von Serrala durch KI-gestützte Software   

Die AP-Automatisierungslösungen von Serrala sind die ideale Lösung für die zentrale und standardisierte Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellung über mehrere Standorte, Geschäftseinheiten und Unternehmenssysteme hinweg. Das in SAP integrierte FS² AccountsPayable und das Cloud-native Alevate AP machen es Unternehmen möglich, Lieferantenrechnungen digital zu erfassen, Rechnungen kontaktlos zu verarbeiten und die Rechnungsbearbeitung, -genehmigung und -buchung von Anfang bis Ende zu verwalten.  

Die Lösungen zur AP-Automatisierung von Serrala sorgen für eine deutliche Verbesserung der globalen Transparenz und Kontrolle über die Zahlungen von Lieferanten. Sie bieten Echtzeitinformationen sowie detaillierte Berichte und Analysen, mit denen Sie kontinuierliche Prozessverbesserungen innerhalb der AP-Abteilung erzielen können. Unternehmen entscheiden sich aus folgenden Gründen für die AP-Automatisierung von Serrala:  

• Maximierung von AP-Geschwindigkeit und -Genauigkeit: Reduzieren Sie manuelle Aufgaben und sparen Sie wertvolle Zeit und Mühe mit automatisierten Workflows für die Rechnungsverarbeitung, die Ihren 3-Wege-Abgleich und die Durchlaufquote erhöhen. 
• Schaffung eines globalen Rechnungsverarbeitungs-Hubs: Nutzen Sie denselben standardisierten AP-Prozess global für sämtliche Rechnungen, um die Effizienz zu steigern, die Compliance zu verbessern und Global Shared Services Center zu unterstützen. 
• Verarbeitung größerer Rechnungsmengen: Nutzen Sie die intelligente robotergestützte Prozessautomatisierung, um mehr Rechnungen schneller und mit größerer Genauigkeit zu verarbeiten und schnell neue Geschäftsbereiche einzubinden.  
• Flexible Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung: Schicken Sie Rechnungen an die richtige Person zur Verarbeitung, indem Sie flexible Geschäftsregeln nutzen, welche die Anzahl der Kontakte mit einer Rechnung reduzieren und sich an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen.  
• Einblicke in Rechnungsinformationen in Echtzeit:  Gewinnen Sie tiefere Erkenntnisse zur AP-Leistung und identifizieren und lösen Sie Probleme schnell – über ein zentrales Dashboard, das detaillierte Informationen zum Rechnungsstatus und die Möglichkeit bietet, Transaktionsdetails aufzuschlüsseln.  
• Gewährleistung der Compliance: Automatisieren Sie Prozesskontrollen, um gesetzliche, steuerliche und branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen, einschließlich länderspezifischer E-Invoicing-Mandate, Datenschutzbestimmungen und anderer Standards.  

Unsere Software kann flexibel an Ihre Anforderungen angepasst werden, so dass Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung so optimieren können, wie es für Ihre Organisation am besten passt.  

Mit den preisgekrönten AP-Lösungen von Serrala haben wir Unternehmen nachweislich zum Erfolg verholfen. So haben wir Zurich North America bei der Umstellung ihrer Finanztransaktionsverarbeitung unterstützt, Honeywell bei der Einführung eines einzigen globalen AP-Prozesses geholfen und GNS bei der Eindämmung von Zahlungskosten und der Verbesserung der Zahlungssicherheit beraten.  

Möchten Sie herausfinden, wie die AP-Automatisierung von Serrala Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann?  Fordern Sie noch heute eine Demo an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen eines vollständig rationalisierten Kreditorenbuchhaltungsprozesses. 

FAQ – Häufig gestellte Fragen 

F: Warum ist die AP-Automatisierung für Unternehmen so wichtig? 

A: Die AP-Automatisierung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie optimiert den Prozess der Kreditorenbuchhaltung, reduziert manuelle Arbeit und erhöht die Effizienz. Sie führt zu Kosteneinsparungen, minimiert Fehler und bietet eine bessere Finanzkontrolle. Unternehmen können Rechnungen schneller verarbeiten, die Beziehungen zu Lieferanten verbessern und in Echtzeit Einblicke in ihre Finanzdaten gewinnen. Die AP-Automatisierung hilft zudem, Vorschriften einzuhalten und die Umwelt zu schonen. Denn sie reduziert den Papierverbrauch und somit auch die Umweltbelastung. 

F: Wer braucht die AP-Automatisierung? 

A: Jedes Unternehmen, das große Mengen an Rechnungen oder Zahlungen bearbeitet, wird von einer vollständig optimierten AP-Automatisierung profitieren. Die AP-Automatisierung ist auch für Unternehmen wertvoll, die schnell skalieren wollen, ohne ihr Personal entsprechend aufzustocken. Jedes Unternehmen, das seine finanzielle Effizienz steigern, die Kosten senken und die Genauigkeit verbessern möchte, sollte auf jeden Fall die Vorteile der AP-Automatisierung nutzen. 

F: Verbessert die AP-Automatisierung den Prozess der Rechnungsgenehmigung? 

A: Ja, die AP-Automatisierung verbessert tatsächlich den Prozess der Rechnungsgenehmigung. Sie automatisiert Genehmigungs-Workflows, so dass Rechnungen das System schneller durchlaufen, Genehmigungsengpässe reduziert und rechtzeitige Zahlungen sichergestellt werden. Das System kann auch automatische Erinnerungen und Eskalationen an Einkäufer senden, die Rechnungen dann über einen Webbrowser oder eine mobile Anwendung überprüfen und genehmigen können. Die Möglichkeit, Rechnungen jederzeit und überall zu genehmigen, ist ein entscheidender Faktor für die Steigerung der Gesamteffizienz und Transparenz des Prozesses. 

F: Wie verhindert die AP-Automatisierung doppelte Zahlungen? 

A: Die AP-Automatisierung nutzt den automatischen Datenabgleich, um Rechnungen mit Bestellungen und Eingängen abzugleichen. Sobald eine doppelte Rechnung entdeckt wird, markiert das System diese und schickt sie an den Lieferanten zurück. Auf diese Weise werden Doppelzahlungen effektiv verhindert. Die automatische Erkennung von Duplikaten reduziert unnötige Arbeit für das Kreditorenbuchhaltungsteam. 

F: Kann die AP-Automatisierung währungsübergreifende und internationale Zahlungen verarbeiten? 

A: Ja, viele Lösungen für die AP-Automatisierung sind in der Lage, währungsübergreifende und internationale Zahlungen zu verarbeiten. Sie können automatisch Währungen umrechnen und die Einhaltung internationaler Vorschriften sicherstellen. Damit eignen sie sich für Unternehmen mit globalen Aktivitäten oder Lieferanten in verschiedenen Ländern. 

F: Was sind die Kosten der AP-Automatisierung? 

A: Die Kosten der AP-Automatisierung hängen von der Größe Ihres Unternehmens und dem Volumen der von Ihnen bearbeiteten Rechnungen ab. Es ist wichtig, eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um die genauen Kosten und die potenziellen Einsparungen für Ihr spezifisches Unternehmen zu ermitteln. Wir empfehlen die Verwendung des AP-Rechners von Serrala, um den potenziellen ROI der AP-Automatisierung für Ihr Unternehmen zu ermitteln.  

F: Was ist AP-Automatisierung im Gegensatz zu AR-Automatisierung? 

A: Die AP-Automatisierung ist die Lösung für die Rationalisierung der Kreditorenbuchhaltung. Sie automatisiert Aufgaben wie die Rechnungsverarbeitung und das Zahlungsmanagement. Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR) hingegen automatisiert die Prozesse, die mit dem Zahlungseingang von Kunden verbunden sind. Die AP-Automatisierung konzentriert sich auf die Zahlungsausgänge, während die AR-Automatisierung die Zahlungseingänge im Blick hat. Dazu gehören die Rechnungsstellung, die Zahlungsabwicklung sowie das Kredit- und Forderungsmanagement. Beide Prozesse sind für die Optimierung der Finanzvorgänge eines Unternehmens unerlässlich. Die AP-Automatisierung konzentriert sich dabei auf die Verbindlichkeiten, während die AR-Automatisierung die Forderungen im Blick hat. 

Weitere Ressourcen zur AP-Automatisierung

Erkunden Sie einige unserer anderen Ressourcen zum Thema AP-Automatisierung. 

• Entdecken Sie unsere schrittweise Anleitung zur Berechnung des Einsparpotenzials der AP-Automatisierung. 
• Erfahren Sie, wie Sie mit unseren Lösungen zur AP-Automatisierung die Kosten für Ihre Kreditorenbuchhaltung senken und die Effizienz steigern können. 

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