GNS réduit ses coûts de paiement grâce aux solutions Invoice-to-Pay de Serrala 

GNS

Chiffre d'affaires : 200 millions d'euros (2021)

Employés : 700

Siège : Essen, Allemagne

Société : Premier fournisseur mondial de conteneurs de transport et de stockage blindés pour le combustible usé

Besoins de l'entreprise

Lorsque GNS, le premier fournisseur mondial de conteneurs pour combustible usé, a voulu limiter ses coûts de paiement et augmenter son efficacité, il s'est tourné vers Serrala, une entreprise primée pour sa solution d'automatisation des comptes fournisseurs. GNS souhaitait atteindre les objectifs suivants :
 

• Disposer d'une vue d'ensemble des paiements sur les quatre continents 

• Optimiser le coût et le calendrier des paiements aux fournisseurs  

• Accroître la rapidité et la précision du traitement des factures des comptes fournisseurs  

• Bénéficier d'une visibilité précoce des paiements en cours 

• Améliorer la précision de la planification et de la prévision des flux de trésorerie 

Solution

La société a mis en place une solution Invoice-to-Pay en utilisant à la fois FS²AccountsPayable et FS² Payments pour simplifier le traitement des paiements sortants de bout en bout.   

Automatisation améliorée des paiements pour une sécurité et une conformité renforcées  

GNS a commencé à transformer ses processus en mettant en œuvre la solution FS² Payments intégrée à SAP. En priorisant l'automatisation des processus d'approbation des paiements, la démarche a été initiée de manière pragmatique. Les premiers résultats obtenus grâce à la solution Serrala ont rapidement validé son utilité, notamment : 

• Approbation plus rapide des paiements :es paiements sont désormais automatiquement acheminés pour approbation vers la bonne personne au sein de l'organisation. Les équipes chargées des finances et des comptes fournisseurs sont directement mises en relation par le biais des solutions Serrala, de sorte que les personnes responsables de l'approbation des paiements sont informées dès qu'une facture est considérée comme pouvant être payée.  
• Paiements manuels précis et efficaces : lorsque des paiements manuels doivent être effectués, le processus est désormais beaucoup plus facile et plus fiable. GNS peut simplement saisir le numéro du créancier dans FS² Payments pour extraire les données de paiement directement du système, ce qui réduit le risque d'erreurs et augmente l'efficacité des paiements.  
• Sécurité et conformité accrues : les paiements au personnel peuvent désormais être traités séparément des paiements aux fournisseurs, ce qui accroît la sécurité de tous les paiements et préserve la confidentialité du personnel. Le GNS peut établir des hiérarchies d'autorisation distinctes pour les paiements RH et AP et seules les personnes autorisées peuvent consulter les détails des paiements correspondants.

Comptabilité fournisseurs sans contact avec une visibilité et un contrôle complets  

La solution FS²AccountsPayable pour SAP de Serrala été mise en œuvre dans un second  temps. Les résultats obtenus jusqu'à présent sont les suivants : 

• Capture des factures numériques : GNS peut désormais saisir les factures des fournisseurs sous forme numérique, ce qui réduit considérablement le travail manuel nécessaire pour les scanner et les saisir dans le système. Grâce à la technologie SmartEye de Serrala, les informations relatives aux factures sont saisies 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et transmises au système SAP en temps réel. Chaque fournisseur possède une empreinte numérique, ce qui garantit que les factures reçues au format PDF, DOC, XLS, XML ou tout autre format numérique peuvent être saisies rapidement et avec précision. Les informations relatives à la facture sont donc immédiatement visibles pour l'équipe en charge des comptes fournisseurs.  
• Traitement automatisé des factures : mise en œuvre d'un traitement automatisé des factures chaque fois que cela est possible en utilisant une combinaison de règles métier configurables et de technologies d'automatisation robotisée des processus robotiques (ARP), d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique (AA). Les factures qui répondent aux trois facteurs (3-way match) peuvent être traitées automatiquement sans être traitées par le service des comptes fournisseurs, tandis que les autres factures sont acheminées intelligemment à travers l'organisation en vue d'approbations supplémentaires ou d'un traitement des exceptions.  
• Vue des factures à l'échelle de l'entreprise : un centre d'information central permet à GNS de connaître le statut de toutes les factures, depuis leur capture initiale jusqu'à leur envoi pour paiement. Les analystes des comptes fournisseurs peuvent filtrer, trier et rechercher des factures, et effectuer facilement des recherches pour visualiser les détails de la facture, les bons de commande ou les communications avec les fournisseurs, ce qui leur permet de prendre des mesures rapides pour assurer un traitement dans les délais.    

La direction apprécie que toutes les informations relatives aux comptes fournisseurs soient regroupées dans le centre d'information grâce au logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs de Serrala et, selon Jennifer Schurai, cela crée « une belle interface entre les comptes fournisseurs et le service financier, où s'effectuent les transactions de paiement ».

Résultats

GNS est très satisfait de la solution de gestion des comptes fournisseurs parce qu'elle offre une vision complète des paiements sortants. Grâce à cette solution, l'entreprise a pu optimiser le traitement des paiements sur l'intégralité du cycle Invoice-to-Pay, réalisant ainsi des économies, renforçant la sécurité et assurant la conformité sur les quatre continents où elle exerce ses activités. 

• 1 processus Invoice-to-Pay sur 4 continents  
• Capture des factures numériques 24 h sur 24 et 7 jours sur 7   
• Visibilité à 100 % des factures et des paiements

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