Zurich NA transforme son traitement des transactions financières grâce aux solutions de gestion des comptes fournisseurs de Serrala 

Zurich North America

Compagnie d'assurance dommages des entreprises

Fondée en Suisse en 1872

Étendue à l'Amérique du Nord en 1912

Clients comptant 95 % des entreprises du classement Fortune 500

Besoins de l'entreprise

En tant qu'assureur multirisques de grande envergure, Zurich North America (Zurich NA) avait besoin d'une solution d'automatisation des comptes fournisseurs pour l'aider à gérer les millions de factures et de demandes d'indemnisation générées chaque année par ses courtiers en assurance et ses clients. La société, qui prévoyait de passer à SAP S/4HANA, souhaitait améliorer la rapidité et la précision du traitement des comptes fournisseurs au cours du projet de transformation informatique à venir.

Les principaux besoins de Zurich NA en matière d'automatisation des comptes fournisseurs étaient les suivants :   

• Réduction des coûts et des délais de traitement   
• Élimination des tâches manuelles liées au traitement des demandes de paiement  
• Garantie du paiement des demandes d'indemnisation dans les délais impartis  
• Automatisation au sein de différents systèmes d'intégration  
• Visibilité complète des demandes d'indemnisation au sein du siège et chez ses partenaires externes

Situation de la société en matière de comptabilité fournisseurs  

• 65 000 à 70 000 factures/mois  

• Traitement des factures en interne et par des BPO en Pologne et en Inde  

• Plus de 1 500 utilisateurs (créateurs et approbateurs de factures)  

• Nombreux types, sources et formats pour les demandes d'indemnisation   

• Plusieurs systèmes intégrés

Zurich NA avait également besoin d'étendre le même niveau d'automatisation à son processus manuel d'écriture comptable. Au cours de chaque période fiscale, l'entreprise générait des milliers d'écritures manuelles, qui devaient être téléchargées, examinées et approuvées avant la clôture de chaque période. Ces écritures permettaient à l'assureur de rendre compte des corrections ou d'autres transactions financières, telles que les demandes d'indemnisation de dernière minute, qui étaient effectuées au sein de plus de 100 entités juridiques de l'assureur.

Les principales difficultés rencontrées lors de la création d'écritures manuelles étaient les suivantes :

• Manque de visibilité sur les milliers d'écritures manuelles générées pour plus de 100 entités juridiques à chaque période  

• Utilisation de feuilles de calcul pour créer, gérer et télécharger manuellement les écritures de journal dans SAP   

• Envoi par courrier électronique des écritures de journal pour examen et approbation, empêchant l'équipe financière de contrôler pleinement le processus critique de clôture financière dans SAP  

• Un groupe très restreint d'approbateurs autorisés ne disposait que de quelques jours pour mener à bien le processus d'examen et d'approbation, qui était soumis à des contraintes de temps   

Solution

En 2019, l'équipe de Zurich NA a commencé à travailler avec Serrala pour concevoir, configurer, tester et livrer la solution FS² Accounts Payable de Serrala afin d'automatiser entièrement les transactions financières lors de la transition vers SAP S/4HANA. Les principaux composants de la solution de gestion des comptes fournisseurs étaient les suivants :  

• Un processus de bout en bout grâce à l'intégration directe dans le système SAP  

• Une solution certifiée SAP S/4HANA pour une transition en douceur  

• L'automatisation intelligente des demandes de paiement et de sept processus uniques  

• Plus de 60 validations de données uniques basées sur le type de facture, la source, le fournisseur, etc.  

• Des approbations flexibles via SAPgui, Fiori, la messagerie ou un accès mobile  

• Intégration avec Coupa, eZAccess, FAST (statut TPA) et les systèmes centraux existants  

• Demandes de paiement et d'indemnisation automatisées grâce à FS² AccountsPayable 

• Règles métier configurables pour permettre la comptabilisation automatique en fonction du type et du montant de la facture 

Au cours de la phase initiale du projet de gestion des comptes fournisseurs, la société a réalisé qu'elle pouvait également étendre le même niveau d'automatisation à son processus manuel d'écriture dans les journaux. Elle a mis en œuvre FS² JournalEntry parallèlement au projet de gestion des comptes fournisseurs. Cette solution automatise la capture, la création et l'approbation des écritures manuelles dans SAP. Grâce à elle, Zurich a pu mettre en place une plateforme de traitement centralisée afin de réaliser une clôture financière plus rapide et plus sûre. 

Les principales fonctionnalités de la solution financière sont les suivantes :  
 

• Validation précoce des données du journal   

• Approbation automatisée des écritures manuelles   

• Modèles d'écriture au journal simplifiés

Grâce aux deux solutions FS², Zurich NA était sur la bonne voie pour atteindre l'excellence opérationnelle financière.
 

Résultats

L'automatisation globale réalisée par Zurich NA grâce à cette sélection de produits Serrala a permis de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires au traitement des demandes d'indemnisation et à la réalisation de la clôture financière. Les données relatives aux demandes d'indemnisation ou aux écritures de journal entrantes ont été automatiquement améliorées et validées avant d'être traitées, ce qui a permis d'accroître la précision des rapports financiers et des rapprochements. En conséquence, l'équipe chargée des comptes fournisseurs a été en mesure de réduire à presque zéro les erreurs hors bilan pour les demandes d'indemnisation. Les tâches simples de traitement basées sur des règles ont été entièrement automatisées et les tâches plus complexes telles que les approbations ou les annulations ont été envoyées aux équipes comptables ou chargées des comptes fournisseurs pour un traitement supplémentaire. 

La numérisation des processus de comptabilité fournisseurs et d'écriture au journal a permis à l'assureur de transférer les tâches à l'ensemble de l'organisation. L'automatisation a permis à la compagnie de réduire le temps nécessaire à l'enregistrement des transactions des comptes fournisseurs et des écritures de journal. Elle a également obtenu une transparence totale et un contrôle centralisé de ces processus financiers.

Selon Dan Lyjak, directeur des comptes fournisseurs de Zurich North America, « [la solution] nous a aidés à repenser la façon dont nous traitions nos comptes fournisseurs. En conséquence, nous cherchons à ajuster nos processus pour éliminer les redondances et réévaluons le travail effectué et son responsable. S'agit-il d’un humain, d'un employé à temps plein, d'un robot ou d'un logiciel technologique ? J'imagine que cette expérience va changer notre façon de faire les choses. » 

La compagnie a constaté qu'il était facile de former les agents et de les remettre à niveau à distance, ce qui s'est avéré utile lorsque certains membres de l'organisation ont commencé à travailler à distance en 2020, juste au moment où les améliorations ont été achevées.   

Zurich NA a finalement pu automatiser de bout en bout les processus de comptabilité fournisseurs et d'écriture manuelle dans les journaux.

Principaux résultats : 

• Amélioration de la convivialité grâce à une interface utilisateur moderne  
• Réduction du coût de traitement des factures  
• Traitement sans contact de 7 processus uniques de paiement des demandes d'indemnisation  
• Amélioration de la précision des rapports financiers et des rapprochements  
• Approbation accélérée des factures grâce à un accès mobile pour les agents de terrain  
• Visibilité des factures sur l'ensemble de ses sites de services partagés au niveau mondial  
• Amélioration de la précision des rapports financiers et des rapprochements  

Simplification de la formation des agents de terrain  

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